أقسام العمادة



مكتب العميد


مكتب وكيل العمادة
• الإشراف على جميع عمليات القبول والتسجيل والتوثيق والمكافأت والتخريج وغيرها.
• متابعة أوضاع الطلبة ومساعدتهم في حل المشاكل التي تواجههم بما يضمن لهم إنهاء فترة الدراسة بيسر وسهولة.
• استقبال المراجعين والرد على الاستفسارات المتعلقة بهم.
• المتابعة الأكاديمية لأوضاع الطلبة في كليات الجامعة لإيجاد الحلول المناسبة لتطويرها.


مكتب وكيل العمادة للشؤون الفنية


إدارة العمادة


قسم الخطط الدراسية والإحصاء


قسم إدارة النظام الآلي
• منح الصلاحيات المباشرة على النظام الأكاديمي لموظفي وموظفات عمادة القبول والتسجيل.
• منح الصلاحيات المباشرة على النظام الأكاديمي لعمداء ووكلاء ورؤساء ومسجلي الكليات.
• إنشاء أرقام للمحاضرين لربط المقررات الدراسية الخاصة بهم.
• متابعة الحركات الأكاديمية على النظام الأكاديمي.
• تحديث بيانات الموظفين حسب التشكيلات الإدارية الجديدة في عمادة القبول والتسجيل.
• تحديث بيانات عمداء ووكلاء ورؤساء ومسجلي الكليات حسب التشكيلات الإدارية الجديدة في الكليات.


وحدة التطوير والجودة
• تطوير مهارات و طبيعة و إجراءات العمل داخل العمادة باستخدام التقنيات الحديثة.
• التنسيق مع الجهات الداخلية و الخارجية وتزويدهم بالإحصائيات الأكاديمية والبيانات والمعلومات اللازمة والمتعلقة بالهيئة الوطنية للاعتماد و التقويم الأكاديمي.
• دارسة وتنفيذ الخطط الاستراتيجية الخاصة بالعمادة.
• تقديم التسهيلات اللازمة لتطبيق الجودة.
• إعداد التقارير لتحديد مستويات الأداء في استخدام التقنيات الحديثة.
• تطوير الخدمات الإلكترونية الاكاديمية.


قسم القبول
• تحقيق مبدأ العدالة في إجراءات قبول الطلاب والطالبات .
• اعداد دليل القبول ومتابعة ما يستجد من تخصصات جديدة.
• ارسال دليل القبول للكليات وادارة التربية والتعليم في المحافظات .
• اعداد النشرات الخاصة بالقبول .
• تقديم معلومات كافيه عن الكليات والأقسام والتخصصات التي تقدمها الجامعة للمتقدمين .
• إعلان مواعيد القبول في الجامعة وآلياته على موقع الجامعة الالكتروني والصحف المحلية .
• تبسيط الإجراءات والشروط الازمة توافرها عن طريق الموقع الإلكتروني للجامعة .
• اعداد السياسات العامة لجميع الدرجات العلمية قبل بدء القبول .
• قبول الطلاب المستجدين .
• تزويد الطلبة بالرقم الجامعي والبطاقة الجامعية التي تستخدم داخل الحرم الجامعي لتكون مرجعاً سهلاُ لتعاملاتهم في النظام الإلكتروني أو الخدمات المساندة .
• استقبال المعاملات الواردة لقسم القبول واعداد الرد لما يتطلب .
• تعديل الاسماء للطلاب والطالبات المقيدين التي يرد بها خطاب من الاحوال المدنية .
• تحويل الطلاب المتعثرين من درجة البكالوريوس لدرجة الدبلوم .
• تحويل الطلاب الخريجين من كليات المجتمع درجة الدبلوم إلى درجة البكالوريوس


قسم التحويل الخارجي
• تقديم الاعلانات الكافية عن الاقسام المتاح بها التحويل الخارجي والمعدلات المطلوبة .
• متابعة ادخال طلبات التحويل الخارجي على البوابة الالكترونية .
• استقبال طلبات التحويل الخارجي وفرزها حسب المعايير المعلن عنها لكل قسم .
• اعتماد وتثبيت تحويل من تنطبق عليه شروط التحويل الخارجي
• طباعة افادة قبول التحويل وابلاغ الطلبة المحولين .


قسم المنح الدراسية لغير السعوديين
• تقديم أفضل الخدمات الميسرة للطلبة الغير سعوديين وتسهيل اجراءاتهم .
• متابعة ادخال طلبات المنح عبر البوابة الالكترونية .
• استقبال طلبات المنح الداخلية والخارجية وفرزها.
• رفع طلبات المنح للوزارة ومتابعة برنامج نظام المنح الموحد مع وزارة التعليم العالي .
• الاعلان عن أسماء طلاب وطالبات المنح المقبولين بعد موافقة وزارة التعليم العالي .
• تثبيت قبول طلاب وطالبات المنح واشعارهم بذلك .


قسم التصوير والبطاقات الجامعية
• تصوير الطلاب المستجدين وطباعة البطاقات الجامعية لهم .
• اصدار البطاقات الجامعية (بدل فاقد ـ تالف ـ منتهية الصلاحية) .


قسم المكافأت
• إصدار بطاقات الصراف الآلي الجديدة للطلاب المستجدين و المحولين من خارج الجامعة و بدل فاقد أو تالف و التجديد لعموم الطلاب والطالبات داخل المدينة الجامعية وخارجها.
• إعداد أوامر الصرف الشهرية كل شهر بشهرة , إصدار الشيكات الخاصة بتغذية حسابات البث المكافآت ومتابعة حالة الصرف.
• إقفال الحسابات الشهرية ,وتدقيق المسيرات .
• إعداد مشاهد الطلاب والطالبات (مشهد أفاده بأخر مكافئه، مشهد التأهيل الشامل، مشهد مقدار المكافئة، مشهد عدم استلام مكافئه).
• النسخ و الرد على جميع المعاملات التي تخص مكافآت الطلاب والطالبات .
• العمل على النظام الأكاديمي : احتساب المكافآت ، بث المكافآت، تنشيط الحسابات .
• كل ما يتعلق بالأمور المالية التي تخص مكافآت الطالبات المنح الخارجية في مرحلة الدبلوم و البكالوريوس و الماجستير و الدكتورة ومكافآت بدل طباعة رسالة وبدل كتب ومراجع وبدل تجهيز وبدل شحن كتب .
• تنفيذ لطلبات بطاقات الصراف الآلي المدخلة عن طريق الموقع الإلكتروني الخاص بالجامعة لإصدار بطاقات بدل فاقد أو بدل تالف أو تجديد.


قسم التوثيق
• طباعة السجلات الأكاديمية .
• المعادلات (الداخلية ، الخارجية ، للطلاب الزائرين) .
• إصدار إفادة بعدد الساعات المجتازة .
• اعتماد الاعتذارات المقدمة عن طريق البوابة (اعتذار عن فصل، اعتذار عن مقرر) .
• إعداد وطباعة كشوف رصد الدرجات وكشوف الاستلام والتسليم وتوزيعها على الكليات .
• تنفيذ ومتابعة الفرص الاستثنائية والتسجيل المشروط .
• حصر لأعداد الطلبة المتوقع تخرجهم بنهاية كل فصل دراسي من خلال النظام الأكاديمي .
• تخريج الطلبة وطباعة وثائقهم .
• إرسال الوثائق للكليات بعد طباعتها واعتمادها والتصديق عليها لتوزيعها.
• طباعة وثائق بدل (فاقد ، تالف) .
• إعادة إصدار الوثائق القديمة لتعديل البيانات أو للترجمة .
• تنفيذ اخلاء الطرف للطلبة


قسم التسجيل
• متابعة إعداد الجداول الدراسية لكل فصل دراسي ولجميع كليات الجامعة.
• إجراء عملية التسجيل التجريبي لجميع الكليات بهدف التحقق من عدم وجود أخطاء في التسجيل التجريبي.
• التواصل مع الكليات المختلفة لإبلاغها بما يظهر من مشاكل في التسجيل التجريبي من تعارضات بين المقررات أو لوجود شعب متضخمة حيث يتوجب إجراء عملية فتح شعب جديدة أو إغلاق الشعب التي لم تكتمل بها النسبة المطلوبة.
• الإستعداداً للتسجيل النهائي وذلك بعد التحقق من حل جميع الأخطاء المتعلقة بالتسجيل التجريبي .
• إجراء التسجيل النهائي على النظام الأساسي للطلبة وذلك بعد انتهاء فترة الاختبارات النهائية وقفل الفصل الدراسي وحساب معدلات لجميع الطلبة .
• حل جميع المشاكل التي تظهر خلال التسجيل النهائي وكذلك المشاكل التي تظهر خلال فترة معالجة التسجيل للطلبة وذلك بعد تنفيذ التسجيل النهائي على النظام الأساسي .
• التسجيل للطلبة الزائرين مع بداية كل فصل دراسي سواء الداخلي والخارجي وكذلك الفصل الصيفي .